Strange maths....

[Bayrisch_Dude]

Right, unsure what to do on this and it's two fold.

There is a tannery in Italy I use often. The leather I need for various items, they do well. I wish to stay on their good side.

I do my own bookkeeping. For the past years, the invoice I receive from this tannery is strange. An example:
Leather costs: 146,90
Shipping: 15,35
Tax: 30,36
Total: 190,16

The first thing is Italy has a 22% VAT. Well, that didn't work here. 30,36€ is 18,71% of 162,25€ (146,90€ + 15,35€).

Aside from that, the numbers don't add up! The total should be 192,61€ Aye, I paid less that the total amount. Why am I complaining? I'm no complaining. But there may come an email or ring me asking why I didn't notice this.

First, They're losing money. Their problem, no mine. More importantly, the bookkeeping entries I make no match the invoice. Hence my real worry with my tax advisor and the Finanzamt.

I don't overly worry, but as PandaMunich will concur, I've had a few wee bumps in the road with the Finanzamt and wish to stay off their radar.

Thoughts?

[PandaMunich]

There is a tannery in Italy I use often. The leather I need for various items, they do well. I wish to stay on their good side.

I do my own bookkeeping. For the past years, the invoice I receive from this tannery is strange. An example:
Leather costs: 146,90
Shipping: 15,35
Tax: 30,36
Total: 190,16

The first thing is Italy has a 22% VAT. Well, that didn't work here. 30,36€ is 18,71% of 162,25€ (146,90€ + 15,35€).

Aside from that, the numbers don't add up! The total should be 192,61€ Aye, I paid less that the total amount. Why am I complaining? I'm no complaining. But there may come an email or ring me asking why I didn't notice this.

First, They're losing money. Their problem, no mine. More importantly, the bookkeeping entries I make no match the invoice. Hence my real worry with my tax advisor and the Finanzamt.

Sorry, but if the invoice says 190,16€ and you paid them 190,16€, why do you think the numbers don't match in your accounting?

You're a Kleinunternehmer, so you do not get the wares without VAT and in turn, you do not do "innergemeinschaftliche Erwerbe" (= pay German VAT on EU imports in your own VAT announcement) for any physical items that you buy from another EU country.
This exception for Kleinunternehmer (another way of saying Kleinunternehmer is "Unternehmer, für dessen Umsätze Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 nicht erhoben wird") is laid down in § 1a Abs. 3 Nr. 1 b) UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__1a.html

• (3) Ein innergemeinschaftlicher Erwerb im Sinne der Absätze 1 und 2 liegt nicht vor, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  1. b) ein Unternehmer, für dessen Umsätze Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 nicht erhoben wird,
• (3) An intra-Community acquisition within the meaning of paragraphs 1 and 2 does not exist if the following conditions are met:
  1. b) an entrepreneur for whose transactions VAT is not levied in accordance with Section 19 (1),

--> this Italian tannery always has to issue you an invoice with VAT, be it:

• with 22% Italian VAT, if they sell wares for up to 10,000€ per year in total to all EU countries: https://www.handelskammer.bz.it/sites/d ... p%20DE.pdf
  or
• with 19% German VAT, if they have exceeded the 10,000€ per year limit

[Bayrisch_Dude]

Leather costs: 146,90
Shipping: 15,35
Tax: 30,36
Total: 190,16

Panda, you are the expert in this area, but my accounting aside, their maths simply don't work.

Regardless, I use three columns in my accounting: Net amount, Tax amount, and the total. The first two columns should equal the third. This functions on each and every invoice I receive with the sole exception of this tannery. I have to reduce the net amount to make it work.

(Net amount) 146,90 + (shipping) 15,35 + (VAT) 30,36 = 192,61 but I paid and the invoices shows 190,16.

I therefore, in this example, enter 159,80 in the Net column so that the numbers are kept tidy.

Does this clarify my conundrum a wee better?

As a comparison, there is another tannery in Italy I use. Here is an example of their invoice:

Leather: 270,00
Shipping 15,00
Taxable amount: 285,00
19% VAT: 54,15
Total: 339,15

I don't need to make any changes to their invoice. The maths work.

[PandaMunich]

Regardless, I use three columns in my accounting: Net amount, Tax amount, and the total.

You are a Kleinunternehmer.
--> you have to ignore VAT.

So why are you using a net and VAT column in your accounting?
You should only use the gross amount.

[Eric7]

They have charged you 19% MwSt on the leather costs only:

€146.90 x 19% = €27.91

Leather: €146.90
MwSt: €27.91
Shipping: €15.35

€146.90 + €27.91 + €15.35 = €190.16

According to this, deliveries to an Unternehmer in a different EU country is umsatzsteuerfrei for the sender:
https://simplesell.de/umsatzsteuer-auf- ... eu-ausland

Mehrwertsteuer auf den Versand ins EU-Ausland
Beim Versand ins EU-Ausland musst du unterscheiden zwischen Versand an eine Privatperson (regulärer Mehrwertsteuersatz) und Versand an Unternehmer (keine Mehrwertsteuer).

Gehen wir davon aus, du hast deinen Firmensitz in einem EU-Land und willst Waren an einen anderen Unternehmer, ebenfalls in einem EU-Land ansässig, verschicken. Die Lieferung aus dem Herkunftsland ist damit für dich umsatzsteuerfrei. Für den Empfänger der Lieferung gilt allerdings die Erwerbsbesteuerung seines Landes.

Die Voraussetzungen für diese sogenannte steuerfreie innergemeinschaftliche (Waren)-Lieferung nach § 4 Nr. 1b Umsatzsteuergesetz i. V. m. § 6a UStG sind folgende:

Der Abnehmer muss ein Unternehmen sein (Verwendung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Der Abnehmer hat die Ware für sein Unternehmen erworben.

Der Erwerb der Ware unterliegt den Vorschriften der Umsatzbesteuerung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat. Das bedeutet, dass der Abnehmer verpflichtet ist, in einem anderen EU-Land die Erwerbsbesteuerung durchzuführen.

[Bayrisch_Dude]

They have charged you 19% MwSt on the leather costs only:

€146.90 x 19% = €27.91

Leather: €146.90
MwSt: €27.91
Shipping: €15.35

€146.90 + €27.91 + €15.35 = €190.16

According to this, deliveries to an Unternehmer in a different EU country is umsatzsteuerfrei for the sender:
https://simplesell.de/umsatzsteuer-auf- ... eu-ausland

Mehrwertsteuer auf den Versand ins EU-Ausland
Beim Versand ins EU-Ausland musst du unterscheiden zwischen Versand an eine Privatperson (regulärer Mehrwertsteuersatz) und Versand an Unternehmer (keine Mehrwertsteuer).

Gehen wir davon aus, du hast deinen Firmensitz in einem EU-Land und willst Waren an einen anderen Unternehmer, ebenfalls in einem EU-Land ansässig, verschicken. Die Lieferung aus dem Herkunftsland ist damit für dich umsatzsteuerfrei. Für den Empfänger der Lieferung gilt allerdings die Erwerbsbesteuerung seines Landes.

Die Voraussetzungen für diese sogenannte steuerfreie innergemeinschaftliche (Waren)-Lieferung nach § 4 Nr. 1b Umsatzsteuergesetz i. V. m. § 6a UStG sind folgende:

Der Abnehmer muss ein Unternehmen sein (Verwendung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Der Abnehmer hat die Ware für sein Unternehmen erworben.

Der Erwerb der Ware unterliegt den Vorschriften der Umsatzbesteuerung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat. Das bedeutet, dass der Abnehmer verpflichtet ist, in einem anderen EU-Land die Erwerbsbesteuerung durchzuführen.

Your keen eyes found what I could not. Thank you Panda!

The explanation beneath.... does this mean I need to report the lack of VAT charged for shipping to the Finanzamt? The heat is causing my brain to no work correctly.

[PandaMunich]

They have charged you 19% MwSt on the leather costs only:

€146.90 x 19% = €27.91

Leather: €146.90
MwSt: €27.91
Shipping: €15.35

€146.90 + €27.91 + €15.35 = €190.16

According to this, deliveries to an Unternehmer in a different EU country is umsatzsteuerfrei for the sender:
https://simplesell.de/umsatzsteuer-auf- ... eu-ausland

Mehrwertsteuer auf den Versand ins EU-Ausland
Beim Versand ins EU-Ausland musst du unterscheiden zwischen Versand an eine Privatperson (regulärer Mehrwertsteuersatz) und Versand an Unternehmer (keine Mehrwertsteuer).

Gehen wir davon aus, du hast deinen Firmensitz in einem EU-Land und willst Waren an einen anderen Unternehmer, ebenfalls in einem EU-Land ansässig, verschicken. Die Lieferung aus dem Herkunftsland ist damit für dich umsatzsteuerfrei. Für den Empfänger der Lieferung gilt allerdings die Erwerbsbesteuerung seines Landes.

Die Voraussetzungen für diese sogenannte steuerfreie innergemeinschaftliche (Waren)-Lieferung nach § 4 Nr. 1b Umsatzsteuergesetz i. V. m. § 6a UStG sind folgende:

Der Abnehmer muss ein Unternehmen sein (Verwendung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Der Abnehmer hat die Ware für sein Unternehmen erworben.

Der Erwerb der Ware unterliegt den Vorschriften der Umsatzbesteuerung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat. Das bedeutet, dass der Abnehmer verpflichtet ist, in einem anderen EU-Land die Erwerbsbesteuerung durchzuführen.

You misunderstood the German terms, Lieferung is a VAT term and is not only about the delivery costs but about the entire cost (= physical item + delivery costs): https://www.haufe.de/finance/haufe-fina ... 04289.html

So yes, if Bayrisch_Dude were VAT charging, he would have told them his German VAT ID number and they would not have invoiced him any VAT at all, neither on the leather nor on the delivery costs.

This hybrid thing the Italian tannery did, not charging German VAT also on the delivery costs, is just wrong.
The Finanzamt will catch up with them in the end, they always do.

****************************************************************************************

However, all of this does not apply to Bayrisch_Dude, since he is a Kleinunternehmer (= someone who does not charge German VAT on what he sells) who imports physical items for less than 12,500€ a year into Germany from other EU countries, and who therefore knows to never, tell the seller his VAT ID number when buying physical items from outside Germany.

Bayrisch_Dude is obeying these basic Kleinunternehmer rules for purchases from outside Germany:

Rule 1:
You never tell anybody who "ships" (which means that what you're buying is a physical item) your German VAT ID number.

Rule 2:
You tell all sellers of services (what you buy is not something that gets shipped) your German VAT ID number.

[PandaMunich]

The explanation beneath.... does this mean I need to report the lack of VAT charged for shipping to the Finanzamt?

No, that is not part of your duties.
But you could drop the Italian tannery a note pointing out their mistake to them.

[Bayrisch_Dude]

No, that is not part of your duties.
But you could drop the Italian tannery a note pointing out their mistake to them.

Good to know.....

Hence, my worries. I will do that. Thank you Panda!