WEG: Tax return when Abrechnung from the Hausverwaltung comes very late in the year

[murphaph]

Hi all,
This is something that has never come up for me until now. Normal day to day repairs are paid out of the monthly Hausgeld payments but in 2025 there was a large amount taken from the Instandhaltungsrücklage to repair the roof of the building. This is a deductible event as far as I understand it but I won't have an exact figure from the Hausverwaltung until well after the normal deadline for submitting a tax return for 2025. Hw do you actually handle this (presumably very common) case properly?

[Kerfuffle]

My understanding is that these one off repairs which occured in 2025 will not be considered in your tax return for 2025 but most likely in 2026 as this is the year where the owners committee approves the annual accounts for 2025.

[murphaph]

That would be ideal if that's the case. I thought the "Abflussprinzip" would apply here but I guess it does make some sense that the owners have to approve the expenditure, even if it has already taken place the year before.

[murphaph]

Your tip gave me the idea to prompt AI based on that information and it led me to the following Schreiben from the BMF:

Wohnungseigentümer und Mieter
47 Bei Wohnungseigentümern und Mietern ist erforderlich, dass die auf den einzelnen Wohnungseigentümer und Mieter entfallenden Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und Dienstleistungen sowie für Handwerkerleistungen entweder in der Jahresabrechnung gesondert aufgeführt oder durch eine Bescheinigung des Verwalters oder Vermieters nachgewiesen sind. Aufwendungen für regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen
(wie z. B. Reinigung des Treppenhauses, Gartenpflege, Hausmeister) werden grundsätzlich
anhand der geleisteten Vorauszahlungen im Jahr der Vorauszahlungen berücksichtigt, einmalige Aufwendungen (wie z. B. Handwerkerrechnungen) dagegen erst im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung. Soweit einmalige Aufwendungen durch eine Entnahme aus der
Instandhaltungsrücklage finanziert werden, können die Aufwendungen erst im Jahr des Abflusses aus der Instandhaltungsrücklage oder im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung, die den Abfluss aus der Instandhaltungsrücklage beinhaltet, berücksichtigt werden.
Wird eine Jahresabrechnung von einer Verwaltungsgesellschaft mit abweichendem Wirtschaftsjahr erstellt, gilt nichts anderes. Es ist aber auch nicht zu beanstanden, wenn Wohnungseigentümer die gesamten Aufwendungen erst in dem Jahr geltend machen, in dem die
Jahresabrechnung im Rahmen der Eigentümerversammlung genehmigt worden ist. Für die
zeitliche Berücksichtigung von Nebenkosten bei Mietern gelten die vorstehenden
Ausführungen entsprechend.

https://www.steuerportal-mv.de/static/R ... 1.2016.pdf

My bold. So it looks like you are spot on and I can simply wait until 2027 to include the "Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage" for the in 2025 repaired foof in my 2026 tax return.

[Kerfuffle]

I did try to verify because I quite fancied quoting the legal basis for this but did not want to post Chat GPT info as it is not always correct. I have personal experience with an owned apartment in a shared property and this is how we have dealt wth it when money had to be used from the maintenance pot for bigger repairs. If someone comes across a solid legal base rahter than just experience it would be helpful.

[PandaMunich]

Is this about a flat you live in yourself or about a flat you let?

[murphaph]

A flat I let.

[PandaMunich]

Then you cannot use the cited BMF letter, which is about § 35a EStG, i.e. the expenses for a flat you use yourself.

These expenses are Werbungskosten in your rental profit calculation.
§ 35a EStG is mutually exclusive with Werbungskosten, see § 35a (5) Satz 1 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__35a.html

• (5) 1Die Steuerermäßigungen nach den Absätzen 1 bis 3 können nur in Anspruch genommen werden, soweit die Aufwendungen nicht Betriebsausgaben oder Werbungskosten darstellen

--> Tell your Hausverwaltung that you need the amount for your tax return and they will tell you how much was taken from the Instandhaltungsrücklage last year, even though the Hausgeldabrechnung hasn't yet been approved by the owners at the owners' meeting.

[murphaph]

Ok Panda, will do. They are sometimes less than cooparative though. What are my options if they fail to provide a figure?

[PandaMunich]

Use an estimated figure and when filing the income tax return, tell the Finanzamt that that amount was only estimated and ask them to issue the Bescheid "unter Vorbehalt der Nachprüfung" (it will say that on page 1 of the Bescheid, that keeps that year "open"), so that you can get it corrected once you know the real amount.

If the Hausgeldabrechnung gets issued before the Bescheid does, write a "sonstige Nachricht" via ELSTER in which you ask for that entry in Anlage V to be corrected and attach the Hausgeldabrechnung.

If the Hausgeldabrechnung doesn't get issued by the time the Bescheid gets issued and if the Finanzamt messes up and issues a normal Bescheid, i.e. not one "unter Vorbehalt der Nachprüfung", do an Einspruch against it and explain the situation, stating that you will provide the correct amount as soon as the Hausgeldabrechnung gets issued.

[murphaph]

Awesome. Thanks so much for your help!